All-in-One vs. Spezialisten: Warum sich Hoteliers gut überlegen sollten, wem sie ihr Tech-Setup anvertrauen

Die Digitalisierung in der Hotellerie ist kein “Nice to Have”. Sie soll Abläufe vereinfachen, Gästeerlebnisse verbessern und den wirtschaftlichen Erfolg steigern. Doch mit der Vielzahl an verfügbaren Tools und Systemen stehen viele Hoteliers vor einer zentralen Entscheidung: Setzt man auf eine All-in-One-Lösung, die möglichst viele Funktionen vereint – oder auf ein Ökosystem aus spezialisierten Anbietern?
Wir haben die wichtigsten Punkte für deine Entscheidungsfindung im folgenden Blogbeitrag zusammengefasst.

All-in-One: Der Reiz der Einfachheit – mit Grenzen

Die Idee hinter All-in-One-Systemen ist naheliegend: Ein Anbieter, ein Vertrag, ein Supportteam. Doch diese vermeintliche Einfachheit bringt Tücken mit sich – vor allem in Sachen Flexibilität, Weiterentwicklung und Tiefe der Funktionen.

Ein zentrales Problem liegt in der Breite dieser Lösungen. Wer acht oder mehr Technologie-Komponenten in einem System vereint – von Buchungsmaschine über Gästekommunikation bis Revenue Management – stößt irgendwann an Grenzen. Denn jedes dieser Module verlangt ganz eigenes Fachwissen, eigene Entwicklungszyklen und tiefes Verständnis für die täglichen Herausforderungen im Hotelbetrieb.
In der Realität zeigt sich daher häufig: Die Module eines All-in-One-Systems sind „okay“, aber selten wirklich stark. Es fehlt an Tiefe, an Innovationskraft – und oft auch an Anpassbarkeit.

Spezialisten liefern echte Produktqualität – und mehr Freiheit

Spezialisierte Anbieter hingegen konzentrieren sich auf einen klar abgegrenzten Bereich – sei es das PMS System, Türschlösser, ein Channel Manager oder Gäste-Kommunikation. Durch diesen Fokus entstehen tief durchdachte Lösungen mit besserer Usability, innovativen Funktionen und einem Support, der sich tagtäglich mit den Problemen eines Hotel beschäftigt und weiß, wovon er spricht.
Ein anschauliches Beispiel: Anfang 2025 trat in Deutschland ein neues Meldescheingesetz in Kraft, das Hoteliers verpflichtet, die Nationalität der Gäste aktiv abzufragen. Während viele All-in-One-Anbieter ihre Check-in-Lösungen bis heute nicht angepasst haben, konnte straiv als spezialisierter Check-in Anbieter sein Produkt in kurzer Zeit so weiterentwickeln, dass diese Anforderung elegant und gesetzeskonform als erste Abfrage in der Lösung umgesetzt wurde – ohne Mehraufwand für den Hotelier oder unangenehme Situationen an der Rezeption.
Das zeigt: Spezialisten sind näher am Markt, agiler in der Umsetzung und gezielter in ihrer Problemlösung. Sie bieten:

Höhere Entwicklungsgeschwindigkeit
Benutzeroberfläche, die genau für einen Zweck optimiert ist – damit Gäste direkt buchen, einchecken und dein Personal sich schnell zurecht findet
Mehr Konfigurationsmöglichkeiten für individuelle Hotelprozesse
Experten-Support auf Augenhöhe
Technologien, die mit den Anforderungen des Hotels mitwachsen

Abhängigkeit vs. Modularität: Die Frage nach der Kontrolle

Ein weiterer Punkt, der für viele Hoteliers erst im Nachhinein spürbar wird, ist die hohe Abhängigkeit von einem Anbieter. All-in-One-Systeme bauen oft geschlossene Ökosysteme – damit bist du als Hotelier gefangen im System. Möchte man beispielsweise die Buchungsmaschine austauschen, weil sie nicht performt, stößt man schnell auf technische oder vertragliche Hürden. Manche Anbieter bieten gar keine offenen Schnittstellen – oder machen es bewusst schwierig, andere Tools anzubinden.

Spezialisten hingegen setzen auf offene APIs und nahtlose Integration. Das erlaubt es Hoteliers, ihr eigenes, individuelles Tech-Stack zu bauen – so, wie es zu ihrem Betrieb passt. Das bedeutet: maximale Freiheit bei der Wahl der Tools, bessere Abstimmung auf die eigenen Prozesse – und keine „Zwangsehe“ mit einem Anbieter.

Flexibel statt von der Stange: Warum Spezialisten beim Preis-Leistungs-Verhältnis klar vorne liegen

Uns bei hotelnext ist bewusst: Kein Hotel ist wie das andere. Manche arbeiten fast noch analog, andere streben in Richtung vollautomatisiertes Gästeerlebnis. Diese Vielfalt verlangt nach flexibler Technologie – und genau hier zeigen spezialisierte Anbieter ihre Stärke.

Spezialisten bieten deutlich mehr Einstellungsmöglichkeiten. Prozesse, Workflows, Design, Kommunikation: Alles lässt sich feinjustieren, sodass es exakt zu deinem Hotel passt. Du bekommst keine Lösung von der Stange, sondern ein System, das sich deinen Bedürfnissen anpasst – nicht umgekehrt.

Bei All-in-One-Systemen sieht das oft ganz anders aus. Du bekommst ein Komplettpaket – unabhängig davon, welche Module du wirklich brauchst. Und du zahlst dafür. Selbst wenn du nur zwei von sechs Features nutzt, musst du das volle Paket mitfinanzieren. Problematisch wird es dann, wenn genau diese zwei Funktionen nicht die Tiefe oder Qualität haben, die dein Hotel eigentlich braucht.

Rechnet man also die tatsächliche Nutzung auf den Preis herunter, landet man bei All-in-One-Lösungen oft beim gleichen Preisniveau wie bei einem spezialisierten Anbieter – nur eben mit weniger Fokus, weniger Flexibilität und einem höheren Risiko, sich in ein System einzugliedern, das nicht mitwächst.

Fazit: Hol dir das Heldenteam – nicht den Alleskönner-Held in Strumpfhosen

Natürlich gibt es auch gute Gründe für All-in-One-Systeme. Aber wer wirklich in die Tiefe gehen will, wer Segmentierung, Personalisierung, smarte Automatisierungen und differenzierte Gästeerlebnisse schaffen möchte, wird mit einer Einheitslösung schnell an Grenzen stoßen.

Die entscheidende Frage ist also:

Will ich einfach „irgendwie digitalisieren“ – oder will ich meine Prozesse wirklich zukunftsfähig gestalten?
Spezialisten ermöglichen genau das: Sie liefern Lösungen, die auf den individuellen Betrieb zugeschnitten sind – nicht umgekehrt. Sie hören zu, entwickeln mit Fokus und schaffen echte Mehrwerte. Oder, um es mit einem Bild zu sagen:

All-in-One ist wie ein Superheld, der sagt, er könne alles – fliegen, heilen, kämpfen, zaubern… aber alles nur so halb.Klingt gut, bringt dir im Ernstfall aber wenig, wenn du’s wirklich brauchst.
Spezialisten sind wie dein Lieblings-Superheldenteam:Jeder bringt eine Superkraft mit. Gemeinsam sind sie unschlagbar. Und vor allem: Jeder weiß genau, wann er gefragt ist – und wann jemand anderes übernehmen muss.

Wenn du dein Hotel zukunftsfähig aufstellen willst, lohnt es sich, dein Tech-Setup zu hinterfragen – und gegebenenfalls neu zu denken. Nicht alles muss von einem kommen. Aber alles sollte für dein individuelles Hotel gemacht sein.