Warum du auch als kleines Hotel massiv von einem Cloud-PMS profitieren kannst: die drei häufigsten Einwände und wie sie sich entkräften lassen
Die Digitalisierung macht auch vor kleinen Hotels nicht halt. Gerade für kleine Häuser ist die Digitalisierung in Zeiten des Personalmangels – und der daraus resultierenden Notwendigkeit der Prozessoptimierung – wichtiger denn je. Ob 10, 15, oder 25 Zimmer, mittlerweile ist fast jedem Hotelier bewusst, dass die einzelnen Säulen der Digitalisierung wie Gästekommunikation, Channel Management, Housekeeping oder Reporting heutzutage effizienter über moderne Cloud-Systeme laufen. Würde da nicht diese große schwarze Wolke über den Häusern hängen: das vor 10 Jahren gekaufte On Premise System.
Die Lösung, die meist teuer einmalig bezahlt wurde, schreckt viele Hoteliers vor einer Umstellung ab. Sie “tut ihren Dienst”, die Software wird sporadisch aktualisiert und die laufenden Kosten seien gering. Im Vergleich dazu wirken Cloud-Systeme auf den ersten Blick weniger attraktiv, hauptsächlich aufgrund der intensiveren laufenden Kosten.
Doch der erste Blick greift zu kurz. Denn die Anforderungen an Hotelbetriebe haben sich verändert – und ebenso die Risiken, die mit veralteter Technik einhergehen. Zeit also, die drei häufigsten Einwände genauer anzusehen und einzuordnen.
Einwand 1: „Die Cloud ist langfristig teurer als meine alte Lokallösung.“
Das Problem: Kleine Häuser vergleichen gerne die monatlichen Gebühren eines Cloud-PMS mit den einmaligen Anschaffungskosten ihrer alten Software. Wenn man früher 3.000 bis 8.000 Euro für ein System bezahlt hat, das danach 10–20 Jahre gelaufen ist, klingt der Preis von 80 bis 150 Euro pro Monat erstmal einschüchternd.
Dazu kommen weitere monatliche Kosten für digitale Tools wie Self Check-in, Channel Manager oder Payment. Das alles bedeutet hohe monatliche Fixkosten.
Warum dieses Argument nicht mehr trägt:
Was oft vergessen wird: Die Lokallösung war nicht kostenlos. Ganz im Gegenteil – sie war über die Jahre oft deutlich teurer, nur weniger sichtbar:
- Wartungsverträge, Updates, Notfall-Support, neue Versionen
Viele kleine Hotels haben über Jahre 10–20 % des Anschaffungspreises für Wartung gezahlt, ohne, dass das System wirklich modernisiert wurde. - Hardwarekosten
Server, Backups, Router, Firewalls, Drucker, Netzwerk-Umbauten. All diese Posten haben gekostet und kosten weiterhin. - Technische Ausfälle
Ein Server-Crash oder Datenverlust durch Schicksalsschläge wie Feuer, Wasser oder Diebstahl kann dich als Hotelier mehrere Tausend Euro kosten. - Keine Skalierbarkeit
Wer neue Features will, muss kaufen. Wer Integrationen braucht, muss zahlen. Wer Probleme hat, muss Techniker bestellen.
Cloud-Systeme lösen diese Kostenberge durch ein simples, transparentes Preismodell ab. Alles ist inklusive: Updates, Support, Datensicherheit, Automatisierungen, Integrationen, Features.
Was früher unberechenbar teuer war, wird heute planbar günstig.
Und ja: Moderne Anbieter wie wir bieten faire Preise gerade für kleine und mittelgroße Hotels. Wir bei Hotelnext finden (und leben): Digitalisierung darf keine Frage der Betriebsgröße sein.
Einwand 2: „Bei mir läuft alles – warum soll ich ein funktionierendes System ersetzen?“
Das Problem: Viele Hoteliers sagen: „Es läuft ja! Warum etwas verändern?“ Doch dass es läuft, heißt oft: Es läuft gerade noch so. Und vor allem: Nur weil es funktioniert, heißt das nicht, dass es effizient ist.
Eine 20 Jahre alte PMS-Software mag stabil wirken, aber sie kann zentrale Herausforderungen des heutigen Tagesgeschäfts nicht lösen:
- Keine automatische Zahlungsabwicklung
- Keine verlässliche Verbindung zu OTA/Channel Manager
- Keine Schnittstellen zu CRM, POS, Housekeeping, Revenue Tools
- Keine mobile Nutzung
- Kein Arbeiten im Team ohne Terminal
- Keine Echtzeitberichte
- Kein Self-Check-in / digitale Gästemappe
- Keine automatisierten Prozesse – händische Arbeiten wie Verfügbarkeiten manuell anpassen, Anreden abändern, falsche Beträge im Terminal etc. kosten viel Zeit und Geld
- Keine API-basierte Erweiterbarkeit
- Keine Sicherheitsstandards, die heutige Risiken abfedern
Warum dieses Argument heute überholt ist:
Die Hotellerie hat sich massiv verändert, ebenso ihre Gäste. Ein modernes Cloud-PMS bietet Ihnen Funktionen, die ein Lokalsystem niemals nachrüsten kann – und bietet dir außerdem die Möglichkeit, flexibel von überall auf das System zuzugreifen. Hier bietet sich eine ungeahnte Freiheit für dich und deine Mitarbeiter.
Eines der entscheidensten Argumente ist also:
Cloud-Software veraltet nicht. Sie ist immer aktuell.
Das bedeutet:
- Immer die neuesten Funktionen
- Immer höchste Sicherheitsstandards
- Immer moderne Integrationen
- Keine kostspieligen Update-Projekte mehr
- Keine Abstürze nach Systemänderungen
- Keine veralteten Bedienoberflächen, resultiert in schnellem Einlernen von neuen Mitarbeitern
Gerade kleine Häuser profitieren davon enorm:
Sie müssen sich nicht mehr mit Technik beschäftigen. Sie bekommen automatisch das beste Produkt, ohne Wartungsaufwand.
Einwand 3: „Ich will meine Daten im Haus behalten – Cloud ist unsicher.“
Das Problem: Diesen Einwand hören wir besonders häufig aus Häusern mit langjähriger IT-Tradition. Der eigene lokale Server wird als „sicherer“ wahrgenommen, weil er physisch im Besitz des Hotels ist.
Allerdings wird dabei oft übersehen:
- Viele Hotels haben veraltete Betriebssysteme im Einsatz.
- Sicherheitsupdates werden selten oder nie installiert.
- Backups sind unregelmäßig, unvollständig oder nicht geprüft. 9 von 10 Backups sind dabei wenig sinnvoll durch beispielsweise mangelnden Zugriff.
- Zugangsdaten liegen im Büro in der Schublade.
- Ransomware-Angriffe steigen seit Jahren massiv an.
- Ein Ausfall bedeutet Totalausfall – inkl. Check-in, Zahlungen, Reporting.
Warum dieses Argument heute nicht mehr zutrifft:
Die Realität ist:
Ein Cloud-System ist deutlich sicherer als ein lokaler Server in einem kleinen Hotel.
Cloud-Anbieter nutzen:
- ISO-zertifizierte Rechenzentren
- Verschlüsselung auf Bankniveau
- Redundante Datenhaltung
- Permanente Sicherheitsupdates
- Professionelle Monitoring-Systeme
- Schutzmechanismen gegen Ransomware
- Automatisierte Backups
- Zugriffsbeschränkungen und 2FA
Für ein kleines Hotel wären diese Standards wirtschaftlich unmöglich umzusetzen.
Die Cloud bedeutet daher:
Mehr Sicherheit, weniger Risiko, weniger IT-Stress. Und wenn man doch gern die Daten noch lokal abspeichern möchte, kann man beispielsweise alle Kundendaten automatisiert in eine lokal gespeicherte Google Tabelle einpflegen. Es muss also nicht ganz “entweder, oder” sein.
Fazit: Der Wechsel zur Cloud ist heute kein Kostenfaktor sondern ein Wettbewerbsvorteil.
Gerade kleine Hotels profitieren stärker denn je von Cloud-Systemen:
- Sie sparen versteckte Kosten.
- Sie reduzieren Risiken und Technikprobleme.
- Sie automatisieren Abläufe und sparen Personalkosten.
- Sie verbessern den Service und die Gästeerfahrung.
- Sie arbeiten effizienter – sogar mit kleinem Team.
- Sie erhalten ein System, das nicht veraltet und sich ständig weiterentwickelt.
- Sie zahlen planbare, faire Preise und bekommen ein modernes Gesamtpaket.
Der entscheidende Punkt ist nicht, ob deine alte Software läuft.
Die Frage ist: Läuft dein Hotel damit so, wie es heutzutage am effizientesten laufen kann?
Für viele kleine und mittelgroße Häuser ist die Cloud die beste Möglichkeit, digital Schritt zu halten – ohne sich mit IT zu belasten oder hohe Investitionen in Form von Anschaffungskosten zu tätigen. Dabei muss Digitalisierung nicht teuer sein – bei Hotelnext bieten wir gesonderte Pakete für kleine Betriebe an. Melde dich bei unserem Sales-Team und wir beraten dich gern.